Har I en beredskabsplan – og har I også øvet den?

En plan og et beredskab er ikke det samme

Når beredskabsplanen er udarbejdet og godkendt, er en vigtig opgave løst. Men planen bygger på antagelser om, hvordan mennesker, systemer og organisationer fungerer under pres.

Når virksomheder øver deres beredskabsplan, finder de ud af, om antagelserne holder: Kender de involverede deres roller? Kan de aftalte procedurer gennemføres i praksis? Og er der afhængigheder, som planen ikke tager højde for?

”Det kan være kontaktlisten, der kun ligger på virksomhedens netværk og derfor ikke kan tilgås under et it-nedbrud. Eller en kritisk opgave, som kun én medarbejder ved, hvordan man løser. Når man laver øvelser, finder man også ud af, om man har de rigtige kontakter til fx leverandører, hvis de normale kommunikationsveje svigter,” fortæller Klaus Jensen, ansvarlig for beredskab i Securitas Danmark.

Sådanne afhængigheder er ikke altid synlige i beredskabsplanen. En øvelse kan gøre dem tydelige, så virksomheden kan tage højde for dem, før en virkelig hændelse opstår.

Hvorfor er det lettere at lægge planer end at øve dem?

En del af forklaringen kan være, at planlægning giver et synligt resultat. En beredskabsplan kan færdiggøres, godkendes og dokumenteres, og så har man et konkret resultat, man kan sætte flueben ved. En øvelse kan derimod afsløre svagheder, skabe nye spørgsmål og føre til behov for ændringer:

”Planen kan markere afslutningen på en opgave, mens øvelsen kan blive begyndelsen på flere. Det kan være besværligt i en travl hverdag, men det er langt bedre at opdage problemerne dér end under en virkelig hændelse,« siger Klaus Jensen.

Samtidig konkurrerer øvelser med den daglige drift. Når der ikke er en aktuel krise, kan det være fristende at udskyde dem.

Der kan også være en organisatorisk barriere. Hvis man skal have det fulde udbytte af beredskabsøvelser, kræver det en kultur, hvor medarbejdere og ledere kan pege på problemer og usikkerheder, uden at det bliver opfattet som kritik af den enkelte.

Når ansvaret er klart på papiret, men uklart i praksis

En beredskabsplan kan tydeligt beskrive, hvem der har ansvaret for at træffe beslutninger under en krise. Men det er ikke sikkert, at beslutningerne i praksis bliver truffet dér, hvor mandatet formelt er placeret.

”Det er ikke nok at skrive i planen, hvem der må træffe beslutninger. Personen skal også vide, hvornår vedkommende skal handle, og have de nødvendige oplysninger. En øvelse kan vise, hvor beslutningerne går i stå, og hvad der skal til for at komme videre,” forklarer Klaus Jensen.

Hvis det faktiske mandat ikke er på plads, risikerer man, at beslutningerne bliver sendt frem og tilbage i organisationen, når der er behov for hurtig handling.

En god øvelse behøver ikke være omfattende

Beredskabsøvelser behøver hverken kræve omfattende forberedelse eller realistiske simuleringer af større kriser for at skabe værdi. For eksempel kan I komme langt med en enkel dilemmaøvelse:

Saml relevante medarbejdere omkring et tænkt scenarie. Det kunne fx være, at en kritisk leverandør pludselig bliver utilgængelig. Hvordan reagerer organisationen, og hvem træffer beslutningerne? Hvad ændrer sig, hvis problemet varer tre dage frem for tre timer?

Selv en kort øvelse som denne kan afsløre uklare ansvarsforhold og kritiske afhængigheder.

Det vigtigste er ikke, at øvelsen går godt

Den vellykkede beredskabsøvelse er ikke nødvendigvis den, hvor alt går efter planen. Tværtimod kan nogle af de vigtigste erfaringer opstå, når noget ikke fungerer.

”Hvis en øvelse viser, at noget ikke fungerer, har I fået noget vigtigt at arbejde med. Aftal, hvad der skal ændres, hvem der har ansvaret, og hvornår I følger op. Afprøv derefter ændringerne, så I ved, om de har løst problemet,” siger Klaus Jensen.

Målet er ikke at bevise, at beredskabsplanen er fejlfri, men at gøre virksomheden bedre rustet til de situationer, hvor tingene ikke går efter planen.