Nordisk Ministerråd samler sikkerheden og får ro i driften

Samtidig var der et helt konkret problem, som fyldte mere og mere i hverdagen. Alarmsystemet fra den tidligere leverandør gav gentagne alarmer, og hver gang stjal det tid og fokus fra driften. Linus Kjellman, der har ansvaret for drift og sikkerhed, beskriver det som den type støj, der hurtigt bliver en hovedpine, fordi man begynder at tvivle på, om det er reelt eller bare forstyrrelser.

“Det kan ikke være rigtigt,” tog han sig selv i at tænke.

For Linus og Nordisk Ministerråd handlede det ikke om at få “mere sikkerhed” i abstrakt forstand. Det handlede om at få et setup, der giver ro, tydeligt ansvar og hurtig handling, når noget sker. Ellers ender man med at bruge tid på koordinering i stedet for løsning.

Samarbejdet begyndte med en grundlæggende vagtløsning og blev siden udbygget trin for trin. Først kom alarmerne på plads, og i takt med at behovet blev tydeligere, blev løsningen udvidet med hosting, adgangskontrol, kortlæsere og flere driftsnære elementer som reception og dørpumper.

For Linus var det vigtigste ikke antallet af elementer, men at ansvaret blev samlet, og at der var én partner, der både kunne reagere og følge opgaven helt til dørs.

“Når ansvar er fordelt på flere leverandører, kan der hurtigt gå tid, før en sag bliver løst. Ikke fordi nogen nødvendigvis gør noget forkert, men fordi koordineringen i sig selv koster tid, og der ikke altid er én, der tager ejerskab,” siger Linus.

“På papiret kan det for nogen føles som at lægge mange æg i én kurv. Men for os har det været en styrke, fordi det har fjernet gråzoner og ventetid. Der er altid en plan B, hvis noget kræver ekstra bemanding eller hurtig omstilling. Nu kontakter jeg bare Kuno, og så ved jeg, at det bliver ordnet.”

Kuno Hviid har i mere end 20 år været sikkerhedsrådgiver i Securitas. 

Receptionsløsningen fjernede en sårbarhed i hverdagen

Linus fremhæver især receptionsløsningen som en af de ting, der har lettet hverdagen mest. Faktisk kom det bag på ham, hvor meget Securitas kunne løfte ud over den klassiske vagt- og alarmdel.

“Jeg var slet ikke klar over, hvor bredt Securitas leverer. Jeg kendte dem selvfølgelig fra vagtdelen, men receptionsløsningen har virkelig gjort en forskel i hverdagen,” siger Linus.

Tidligere kunne fravær hurtigt blive et driftsproblem, fordi receptionen skulle bemandes stabilt, og fordi det ofte endte hos Linus at få enderne til at mødes.

“På et tidspunkt stod jeg med en medarbejder, der blev langtidssygemeldt, og det gjorde det svært at få dækket vagterne ind i perioden. Nu ved jeg bare, at receptionen kører i ferieperioder og under sygdom,” fortæller han.

En “mindre vandskade” viste værdien i praksis

Den konkrete værdi af et samlet setup bliver især tydelig, når noget uventet sker. Linus fortæller om en episode sidste år, hvor en vagt fra Securitas ringede og beskrev situationen som en “mindre vandskade”. Det viste sig hurtigt, at hændelsen kunne have udviklet sig markant, hvis den ikke var blevet opdaget og håndteret i tide.

Her gjorde runderingen og reaktionen forskellen.

“Den opmærksomme vagt og den hurtige reaktion gjorde, at vi undgik en skade, som kunne være blevet meget dyr,” siger Linus.

”Det et konkret eksempel på, at sikkerhed handler om mere end systemer. Det handler om samspillet mellem mennesker, processer og et setup, der gør, at nogen ser det, reagerer og følger op.”